Elektronische Patientenakte (ePA): Was sie kann und wie Sie sie nutzen

Die elektronische Patientenakte, kurz ePA, ist Ihr persönlicher digitaler Gesundheitsordner. Darin sind wichtige medizinische Unterlagen gespeichert, etwa von Arztpraxen, Apotheken, Krankenhäusern, Psychotherapeut:innen sowie künftig auch anderen medizinischen Dienstleistern und Einrichtungen. 

Auch Sie selbst können dort eigene Gesundheitsdaten ablegen, zum Beispiel ältere Dokumente, die Sie zu Hause gesammelt haben. 

Eine ePA erhalten grundsätzlich alle gesetzlich Versicherten, wenn sie nicht bei ihrer Krankenkasse widersprechen. Das nennt man "Opt-out": Die Akte wird angelegt, außer man sagt ausdrücklich Nein. 

Seit Oktober 2025 sind Arztpraxen, Apotheken und Krankenhäuser grundsätzlich verpflichtet, die ePA zu nutzen. Bisher können jedoch nur wenige Krankenhäuser die ePA einsetzen. Im Laufe des Jahres 2026 soll sie nach und nach überall verfügbar sein.

Ja, das geht. Sie können der elektronischen Patientenakte bei Ihrer Krankenkasse komplett widersprechen oder einzelne Funktionen einschränken. Ein Widerspruch ist jederzeit möglich, entweder online, schriftlich oder telefonisch. Häufig geht das auch über die ePA-App oder über die Ombudsstelle Ihrer Krankenkasse. 

Hier können Sie zum Beispiel widersprechen:

• zu den Zugriffsrechten für Behandelnde,
• zum Einstellen bestimmter Dokumente zu Ihrer Behandlung,
• zum Speichern von Abrechnungsdaten Ihrer Krankenkasse,
• zur Weitergabe von Daten aus der ePA für gemeinwohlorientierte Forschungszwecke. 

Sie können einen Widerspruch später auch wieder zurücknehmen. Wenn Sie widersprechen, bevor eine ePA für Sie angelegt wurde, wird sie gar nicht erst erstellt. Widersprechen Sie später, wird Ihre ePA gelöscht. Auch alle darin gespeicherten Dokumente werden dann entfernt. 

Tipp: Laden Sie diese vorher herunter und speichern Sie sie zum Beispiel auf Ihrem Computer. Die Originalunterlagen bleiben weiterhin in den Systemen der Arztpraxen erhalten, die Sie behandeln oder behandelt haben. 

Ja, auch für Kinder wird sie automatisch angelegt, wenn sie gesetzlich versichert sind. Kinder bis zum 15. Geburtstag können noch nicht selbst entscheiden, ob sie eine ePA haben möchten oder nicht. Das übernehmen die Eltern oder die Erziehungsberechtigten. 

Danach entscheiden die Jugendlichen selbst, ob sie eine ePA möchten, und können diese auch selbst verwalten - ohne Zustimmung der Eltern. Wenn der Jugendliche zustimmt, kann aber auch eine Vertretung eingerichtet werden, zum Beispiel für die Eltern.

Ja, das geht auch bei Privatversicherten. Anders als bei gesetzlich Krankenversicherten wird die ePA aber nicht automatisch angelegt. 

Private Krankenversicherer dürfen ihren Versicherten eine ePA anbieten, müssen es aber nicht. Verschiedene Anbieter tun es bereits oder planen es. Die ePA ist, wie bei gesetzlich Versicherten, auch hier nicht verpflichtend. 

Die technischen Regeln und Funktionen sind im Wesentlichen gleich wie für gesetzlich Versicherte:

• Privatversicherte nutzen die ePA-App ihres Versicherers.
• Sie benötigen eine Krankenversicherungsnummer, die sie bei ihrem privaten Krankenversicherer beantragen müssen.

Wenn Sie als Privatversicherter einer Praxis Zugriff auf Ihre ePA geben möchten, können Sie Ihre zehnstellige Krankenversichertennummer einfach und sicher über den Online-Check-in übermitteln. 

Die Praxis muss aber in der Lage sein, das Online–Check-In–Verfahren zu nutzen. 

Es gibt verschiedene Möglichkeiten:

1. So nutzen Sie Ihre ePA mit der ePA-App Ihrer Krankenkasse 
   
   Dafür brauchen Sie:
   
   ➜ die ePA-App der eigenen Krankenkasse,
   ➜ ein Smartphone oder Tablet mit aktuellem Betriebssystem (mindestens Android 10, manche ePA-Apps funktionieren nur noch ab Android 13; bei Apple mindestens iOS 17). 
   Tipp: in der Beschreibung der App im App-Store sind die Systemvoraussetzungen beschrieben.
   ➜ eine einmalige Anmeldung mit Identitätsprüfung, zum Beispiel mit Gesundheitskarte und PIN oder dem Online-Ausweis-Verfahren Ihres Personalausweises,
   ➜ die PIN zu Ihrer Gesundheitskarte. Diese müssen Sie bei Ihrer Krankenkasse bestellen. Damit Ihnen die PIN ausgehändigt oder übersandt werden kann, müssen Sie sich identifizieren, zum Beispiel über das sogenannte Post-Ident-Verfahren oder persönlich in einer Geschäftsstelle Ihrer Krankenkasse. Manche Krankenkassen bieten auch ein spezielles Video-Identverfahren an.
   Bei manchen Krankenkassen wie der Techniker Krankenkasse oder denr AOKen benötigen Sie neben der ePA-App für den Anmeldevorgang noch eine weitere App, eine Ident-App. Die Ident-App Ihrer Krankenkasse erhalten Sie ebenfalls im App-Store. 

   Mit der ePA-App können Sie:
   
   ➜ Dokumente ansehen, hochladen, herunterladen, verbergen oder löschen,
   ➜ festlegen, welche Praxis, Apotheke oder welches Krankenhaus Zugriff bekommt,
   ➜ bestimmen, wie lange dieser Zugriff gelten soll,
   ➜ Widersprüche erklären oder zurücknehmen,
   ➜ eine Vertretung einrichten,
   ➜ im Zugriffsprotokoll nachsehen, wer wann auf die ePA zugegriffen hat. 

   Einfach gesagt: Die App ist der Schlüssel zur eigenen ePA.

2. So nutzen Sie die ePA am PC oder Laptop
   
   Sie können die ePA auch mit Laptop und PC nutzen. Dafür brauchen Sie ein spezielles Programm, den sogenannten ePA-Client. 
   
   Typische Voraussetzungen sind:
   ➜ ein aktuelles Betriebssystem, zum Beispiel Windows 11, macOS oder Ubuntu in neueren Versionen,
   ➜ ein Kartenlesegerät ab Sicherheitsstufe 2 mit Tastatur. Bei einzelnen Krankenkassen ersetzt ein Smartphone das Kartenlesegerät,
   ➜ die Nfc-fähige elektronische Gesundheitskarte (eGK),
   ➜ PIN zur Gesundheitskarte
   
   Gut zu wissen: Den ePA-Client für Laptop und PC für Betriebskrankenkasse, Innungskassen und einige Ersatzkassen können Sie über die verlinkte Seite herunterladen.

   Hier finden Sie auch:
   ➜ wie Sie sich als Nutzer:in registrieren,
   ➜ welche Systemvoraussetzungen und Kartenlesegeräte Sie brauchen,
   ➜ wie die Installation funktioniert. 
   
   Sind Sie bei einer Ersatzkasse oder einer AOK versichert, finden Sie Informationen und Beschreibungen zur Nutzung und Installation des ePA-Client für Laptop oder Computer auf der Internetseite Ihrer Krankenkasse. Die Clients laden Sie herunter im Microsoft oder im Mac Store.

Passive Nutzung bedeutet, dass Sie eine ePA haben, sie aber selbst nicht aktiv verwenden. Das heißt:

• Sie melden sich nicht in der App an.
• Sie verwalten keine Zugriffsrechte.
• Sie laden keine eigenen Dokumente hoch. 

Ihre ePA kann trotzdem genutzt werden, zum Beispiel indem Arztpraxen Befunde oder Arztbriefe einstellen. Die Nutzung der ePA ist aber eingeschränkt. 

Die Ombudsstelle der Krankenkasse kann Ihnen bei der Verwaltung der ePA behilflich sein. Diese Stellen sind dafür da, Versicherte zu unterstützen, die ihre ePA nicht selbst digital verwalten können. 

Dort können Sie:

• Zugriffe regeln, zum Beispiel für eine bestimmte Arztpraxis,
• Widerspruch erklären, etwa gegen eine bestimmte Funktion wie die Weitergabe von Daten zu Forschungszwecken – diese Funktion kommt aber voraussichtlich erst Anfang 2027, oder
• eine Vertretung benennen, die dann für Sie Ihre ePA mit der App oder dem Client verwalten kann.

Sie können eine Vertretung benennen, zum Beispiel ein Familienmitglied oder eine andere Vertrauensperson. Diese Person kann dann helfen, die ePA zu verwalten. 

Eine Vertretung kann in der Regel:

• Dokumente ansehen,
• Einstellungen mitverwalten,
• Zugriffe steuern. 

Bestimmte Dinge darf aber nur die vertretene Person selbst, zum Beispiel die ePA löschen oder weitere Vertretungen benennen.

Arztpraxen, Psychotherapeut:innen und Krankenhäuser sind gesetzlich verpflichtet, bestimmte Informationen in Ihre elektronische Patientenakte einzustellen. Viele Krankenhäuser sind jedoch noch nicht bereit für die ePA, sondern voraussichtlich erst im Laufe 2026.

In der ePA sollen alle Informationen zu finden sein, die für andere Ärztinnen und Ärzte bei der Mit- oder Weiterbehandlung wichtig sind. Dazu gehören:

• Befundberichte aus invasiven oder chirurgischen Maßnahmen,
• Befundberichte aus nichtinvasiven oder konservativen Untersuchungen und Therapien,
• Befunde aus bildgebender Diagnostik, zum Beispiel Röntgen, MRT oder CT,
• Laborbefunde,
• eArztbriefe,
• Entlassbriefe.

Wichtig: Patient:innen müssen darüber informiert werden, welche Daten in die ePA eingestellt werden sollen. Handelt es sich nicht um hochsensible Daten, reicht eine Information über ein Informationsblatt, das in der Praxis ausgelegt oder Ihnen übergeben wird. Sie können auch in der Arztpraxis widersprechen, wenn Sie nicht möchten, dass bestimmte Dokumente eingestellt werden. 

Daten, die Praxen auf Patient:innenwunsch einstellen müssen:

• Daten aus strukturierten Behandlungsprogrammen, wie Chronikerprogrammen,
• eAU-Bescheinigungen als Patient:innen-Kopie,
• Erklärungen zur Organ- und Gewebespende,
• Vorsorgevollmacht und Patientenverfügung,
• elektronische Abschrift der ärztlichen Behandlungsdokumentation.

Man kann auch eigene Dokumente hochladen, zum Beispiel:

• alte Arztbriefe in Papierform als Foto oder Scan,
• selbst gemessene Werte, zum Beispiel aus Fitness-Trackern,
• Berichte oder Tagebücher zu Beschwerden sowie eigene Notizen 

Wussten Sie schon? Sie haben Anspruch darauf, dass Ihre Krankenkasse Papierdokumente digitalisiert.

• Möglich: zweimal innerhalb von 24 Monaten,
• jeweils bis zu zehn Dokumente.
• Wollen Sie das Angebot nutzen, lesen Sie auf der Internetseite Ihrer Krankenkasse nach, in welcher Form Sie die Unterlagen an Ihre Krankenkasse übersenden können 

Gut zu wissen: Praxen sind nicht verpflichtet, alte Befunde nachträglich hochzuladen.

Die Krankenkasse stellt Abrechnungsdaten aus ärztlichen Behandlungen ein, außer Sie haben widersprochen. Dazu gehören auch Angaben zu Diagnosen, die für die Abrechnung verwendet wurden. 

Abrechnungsdaten der Krankenkassen

• sind eine Art digitaler Patientenquittung für Sie,
• enthalten die abgerechneten Leistungen inklusive Diagnoseschlüssel,
• werden automatisch eingestellt – außer Sie widersprechen.
• Wichtig: Seit 2026 sind diese Daten nur noch für Sie selbst sichtbar.

Mit der Medikationsliste können Behandelnde besser erkennen, welche Medikamente aktuell eingenommen werden, und mögliche Wechselwirkungen oder Probleme eher vermeiden. 

In der Liste stehen Medikamente, die von Ärztinnen oder Ärzten per E-Rezept verordnet wurden. 

Zudem zeigt die Liste, welche Medikamente die Apotheke tatsächlich ausgegeben hat. Die Daten werden automatisch vom eRezept-Server in Ihre ePA übertragen.

Zugriff auf die ePA erhalten Behandelnde nur, wenn es für die Behandlung oder Versorgung notwendig ist. Dazu gehören zum Beispiel:

• Arztpraxen,
• Krankenhäuser,
• Apotheken.
• Weitere Berufsgruppen wie Hebammen, Rettungssanitäter:innen, Physiotherapeut:innen folgen später
• Die Krankenkasse hat keinen Zugriff auf die medizinischen Inhalte der ePA. 

Jeder Zugriff wird gespeichert und ist später in einem Protokoll nachvollziehbar:

• Arztpraxen und Krankenhäuser erhalten Zugriff für einen Zeitraum von 90 Tagen,
• Apotheken für drei Tage.

Diese Zeiten können über die ePA-App auch individuell verlängert oder verkürzt werden - von einem Tag bis zu dauerhaft.

Sensible Gesundheitsdaten sind besonders schützenswerte Informationen. Sie sagen oft sehr viel über den Gesundheitszustand aus. Daher gelten für sie strengere Regeln, bevor sie in der elektronischen Patientenakte (ePA) gespeichert werden dürfen.

Grundsätzlich gilt:

• Je persönlicher und "intimer" eine Information ist, desto eher gilt sie als sensibel und braucht eine ausdrückliche Zustimmung, bevor sie in die ePA aufgenommen werden darf. Dazu gehören: Diagnosen und Berichte zu psychischen Erkrankungen, Psychotherapien, psychiatrischen Behandlungen oder Klinikaufenthalte.
• Diagnosen und Befunde zu sexuell übertragbaren Krankheiten wie HIV,
• Informationen zu Schwangerschaftsabbrüchen,
• genetische Untersuchungsergebnisse,
• Diagnosen zu Alkohol-, Medikamenten- oder Drogenabhängigkeit oder Berichte über Suchtherapien.

Diese Daten gelten als hoch sensibel, weil sie bei unbefugtem Zugriff zu Nachteilen oder Stigmatisierung führen könnten. 

Was bedeutet das für Sie? 

Solche sensiblen Daten dürfen nicht einfach automatisch in Ihre ePA eingestellt werden.

Sie müssen vorher informiert werden und ausdrücklich zustimmen. Sie können auch ablehnen, dass bestimmte sensible Informationen in Ihrer ePA gespeichert werden. Bei Daten aus genetischen Untersuchungen müssen Sie sogar schriftlich oder elektronisch zustimmen, dass sie eingestellt werden dürfen.

Sie können auch einzelne Dokumente verbergen. Diese sind dann nur für Sie sichtbar.

Die ePA wird über ein besonders geschütztes Gesundheitsnetz, die sogenannte Telematikinfrastruktur, betrieben. Die Daten werden verschlüsselt gespeichert, und Zugriffe werden protokolliert. Die Server befinden sich in Deutschland. Die Betreiber der Server haben keinen Zugriff auf die Daten. 

Trotzdem gilt wie bei allen IT-Systemen: Ein Rest-Risiko kann nie vollständig ausgeschlossen werden. Wichtig ist daher, dass bekannte Schwachstellen behoben und die Systeme weiter verbessert werden.

• Datensicherheit 
  Ein Hauptkritikpunkt an der ePA ist die Sicherheit der zentral gespeicherten Gesundheitsdaten. Obwohl die ePA durch verschiedene Sicherheitsvorkehrungen geschützt ist, besteht immer ein gewisses Restrisiko, dass Daten gehackt oder missbraucht werden könnten.
• Technische Anforderungen und mögliche Störungen
  Die ePA ist auf eine stabile technische Infrastruktur angewiesen. Systemausfälle, technische Fehler oder eine langsame Internetverbindung können den Zugriff auf die Patientenakte erschweren oder sogar unmöglich machen.
• Eingeschränkter Zugang für bestimmte Patientengruppen
  Menschen ohne geeignetes Endgerät, zum Beispiel Smartphone, Tablet oder Computer, haben keinen eigenständigen Zugriff auf ihre ePA und sind auf die Hilfe Dritter angewiesen. Außerdem haben nicht alle Patient:innen ausreichende technische Kenntnisse, um die ePA über die ePA-App sicher und effektiv nutzen zu können.
• Zugriffssteuerung und Freigabe von Dokumenten In der ePA können einzelne Dokumente oder Ordner nicht ausschließlich nur für bestimmte Arztpraxen freigegeben werden. Das heißt: Ein medizinisches Dokument kann entweder von allen berechtigten Einrichtungen eingesehen werden – oder Sie können es verbergen, so dass nur Sie selbst Zugriff darauf haben. 

Als Nutzer:in sollten Sie zudem wissen, dass Informationen zu Erkrankungen an verschiedenen Stellen in der ePA gespeichert sein können, auch in den Abrechnungsdaten der Krankenkasse oder in der Medikationsliste. Dabei kann die Medikationsliste entweder nur komplett freigegeben werden oder komplett gesperrt werden, einzelne Medikamente können nicht gesperrt werden. 

Wer bestimmte Diagnosen nicht teilen möchte, muss die Freigaben an allen betroffenen Stellen einzeln einstellen. Alternativ bleibt nur die Option, dieser Arztpraxis den Zugriff auf die ePA komplett zu verweigern. Dann können jedoch auch keine Behandlungsergebnisse durch diese Arztpraxis in die eigene ePA übermittelt werden.

In der App oder mit dem ePA-Client können Sie

• Zugriffe erlauben oder entziehen, zum Beispiel für eine Praxis oder eine Apotheke,
• die Dauer festlegen, etwa nur für den aktuellen Behandlungstermin,
• einzelne Dokumente oder ganze Ordner verbergen. Dann sind sie für alle keinen außer für Sie nicht sichtbar.
• im Protokoll nachsehen, wer wann auf Ihre ePA zugegriffen hat. 

Sie entscheiden, wer Ihre ePA sehen darf, wie lange der Zugriff gilt und welche Dokumente sichtbar sind.

In der ePA können Sie einzelne Dokumente oder auch ganze Ordner verbergen. Sie stellen es über eine Funktion in Ihrer ePA -App oder in Ihrer ePA auf Laptop und PC ein. Je nach App heißt die Funktion "Verbergen", "Unsichtbar machen" oder "Nur für mich sichtbar". Verborgene Dokumente oder Ordner erkennen Sie an einem Schloss vor dem Ordner. 

Gut zu wissen: Die Abrechnungsdaten Ihrer Krankenkasse befinden sich automatisch in einem verborgenen Ordner. Nur Sie können sie einsehen. 

Das Verbergen kann bei sehr privaten Informationen sinnvoll sein. Gleichzeitig sollten Sie bedenken, dass wichtige medizinische Angaben dann nicht in Entscheidungen zur Behandlung einfließen können.

Das heißt, wie der Name bereits sagt, dass ein Dokument entweder für alle Behandelnden sichtbar ist – oder eben unsichtbar:

• Wenn ein Dokument nicht verborgen ist, können alle Behandelnden, die Zugriff auf Ihre ePA haben, dieses Dokument sehen.
• Wenn ein Dokument verborgen ist, kann es niemand außer Ihnen selbst sehen – auch nicht eine Ärztin oder ein Arzt, dem Sie sonst Zugriff auf Ihre ePA erlaubt haben.

Wichtig zu wissen: Es ist derzeit , ein einzelnes Dokument nur für bestimmte Ärztinnen oder Ärzte freizugeben und für andere zu verbergen.

Nein. Sie wird automatisch von der Krankenkasse für gesetzlich Versicherte angelegt, wenn man nicht widerspricht. Die Nutzung der ePA ist freiwillig. Man kann sie aktiv über die ePA-App der eigenen Krankenkasse oder den ePA-Client für Laptop oder PC die verwalten.

Ja. Man kann bis zu fünf Vertrauenspersonen als Vertretung beauftragen, die dann bei der Verwaltung der ePA helfen können, zum Beispiel erwachsene Kinder, Ehegatten oder Lebenspartner und Lebenspartnerinnen.

Die Medikationsliste ist eine wichtige Funktion in der ePA. Darin werden alle verordneten E-Rezepte automatisch gespeichert.

Ja. Bei bestimmten sogenannten sensiblen Krankheiten, wie psychischen Erkrankungen, HIV oder Schwangerschaftsabbrüchen, müssen sie Sie vorher informieren und die Zustimmung oder Ablehnung festhalten.

Bei Kindern und Jugendlichen kann es besondere Gründe geben, warum bestimmte Informationen nicht in die Akte eingestellt werden sollten. Psychotherapeut:innen müssen Daten dann nicht eintragen, wenn

• wichtige therapeutische Gründe dagegensprechen,
• dadurch Rechte anderer Personen erheblich verletzt würden oder
• Anhaltspunkte für eine Kindeswohlgefährdung bestehen und das Eintragen der Daten den Schutz des Kindes oder Jugendlichen gefährden könnte.

Die Gründe für diese Entscheidung müssen in der Behandlungsdokumentation festgehalten werden.

 Ja, Patient:innen können in der Arztpraxis mitteilen, dass sie nicht möchten, dass ein Dokument in die ePA hochgeladen wird.

Ärztinnen und Ärzte müssen die gesetzlichen Vorgaben zur elektronischen Patientenakte (ePA) einhalten. Dazu gehört auch, dass sie die ePA mit den vorgesehenen Informationen befüllen.

Wenn sie dieser Pflicht nicht nachkommen, kann das Folgen haben. Über mögliche Maßnahmen entscheidet die zuständige Kassenärztliche Vereinigung.

Falls sich eine Ärztin, ein Arzt oder eine andere behandelnde Person weigert, Ihre ePA zu befüllen, wenden Sie sich bitte an Ihre Krankenkasse oder an die zuständige Kassenärztliche Vereinigung.